Betinget formatering med importerede data fra Access

Cory er at have et problem at få sin betingede formatering til at arbejde som ønsket med information importeres til Excel fra Access. Dataene indføres i en bestemt kolonne kan enten være tekst (såsom "17 U") eller numerisk (såsom 32). Det betingede format kontrol for at se, om værdien i cellen er større end nul, i hvilket tilfælde værdien er understreget. Dette vil ikke fungere korrekt med de importerede data, fordi ikke alene Excel behandler teksten (17 U) som tekst, men den behandler også det numeriske (32) som tekst. Dette giver mening, da Excel behandler hele kolonnen som tekst i stedet for at ændre data format for hver celle i kolonnen.

Der er et par måder, du kan løse dette problem. Den ene er at ændre formlen, du bruger i dit betinget format. I stedet for at kontrollere, om værdien er større end nul, skal du bruge følgende formel (indstil den betingede check til "Format er"):

= VÆRDI (E3)> 0

Denne formel bruger VÆRDI funktion til at kontrollere, hvad der er i celle E3. Hvis indholdet er en række-selv om den er formateret som tekst ved Excel-så formlen giver True og betingelsen er opfyldt for formateringen. Hvis indholdet af E3 virkelig er tekst (som i "17 U"), så formlen returnerer et #VALUE fejl, som ikke opfylder betingelsen og formateringen ikke anvendes.

En anden fremgangsmåde er at tvinge Excel til at evaluere de indførte celler og konvertere dem til numeriske værdier, hvis det er relevant. En nem måde at gøre dette er som følger:

  1. Når du har importeret data, skal du vælge en tom celle fra en kolonne uden for området af dem, du lige har importeret.
  2. Tryk på Ctrl + C. Dette kopierer indholdet af cellen (intet) til udklipsholderen.
  3. Marker de celler, du vil evalueret af Excel. For eksempel skal du vælge den kolonne, der indeholder teksten værdier og de numeriske værdier, der er formateret som tekst.
  4. Vælg Indsæt speciel i menuen Rediger. Excel viser dialogboksen Indsæt speciel. (Se figur 1.)

    Betinget formatering med importerede data fra Access

    Figur 1. dialogboksen Indsæt speciel.

  5. Klik på knappen Tilføj radio.
  6. Klik på OK.

Hvad du lige gjorde var at "add" indholdet af Udklipsholder på alle de celler, du valgte i trin 3. Hvis cellerne indeholdt reelle tekst, så intet sket med de celler; de forbliver de samme og er stadig behandles som tekst. Hvis cellerne indeholdt en numerisk værdi, så Excel behandler det som et nummer og tilføjer nul til det. Denne værdi, som numerisk er deponeret tilbage i cellen, og behandles som et reelt tal. Det betyder, at den betingede formatering test, som du tidligere har oprettet, bør fungere fint på de celler, da de ikke længere behandles som tekst.

ExcelTips er din kilde til omkostningseffektiv Microsoft Excel træning. Dette tip (2418) gælder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finde en version af dette tip til båndet grænseflade Excel (Excel 2007 og nyere) her: Betinget formatering med importerede data fra Access.


© 2019 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com