Project Management Cheat Sheet (UK Edition)

Det centrale mål i projektledelse er at afslutte dit projekt med succes. Det betyder ofte at styre fri af huller i vejen. Denne handy liste over ti almindelige faldgruber hjælper dig med at undgå nogle af de problemer, der plager mislykkede projekter.

  • Mangel på klare mål: Ingen er helt sikker på, hvad projektet handler om, endsige er folk enige om det.
  • Manglende risikostyring: det går galt, at nogen let kunne have forudset og derefter styres til en vis grad eller endda forebygges.
  • Ingen øverste ledelse 'buy in': Topledere blev aldrig overbevist og så aldrig støttet projektet, hvilket fører til problemer som mangel på ressourcer. Heller ikke disse ledere udøver normal ledelsestilsyn, som de rutinemæssigt gør i deres andre ansvarsområder.
  • Dårlig planlægning: Faktisk, det er at være venlig, fordi der ofte er problemet, at der ikke planlægning blev gjort på alle. Det er ikke overraskende, når tingene kører ud af kontrol, og ikke mindst fordi ingen ved, hvor projektet skal være på dette tidspunkt alligevel.
  • Ingen klare fremskridt milepæle: Dette følger op på dårlig planlægning. Manglen på milepæle betyder ingen ser, når tingene er kørt af sporet, og problemer gå ubemærket hen i lang tid.
  • Diskret omfang: Omfanget og projektplanen er overfladiske og underdrive både hvad projektet skal levere, og ressourcen er nødvendig for at levere det. Projektmedarbejder (ofte teammedlemmer), så opdager de skjulte, men væsentlige komponenter senere i projektet. Den ekstra arbejde, der er nødvendigt så tager projektet ud af kontrol, hvilket forsinkelse til den oprindelige tidsplan og overforbrug imod det oprindelige budget.
  • Dårlig kommunikation: Så mange projekter mislykkes på grund af kommunikationen, som kan stamme fra uklare roller og ansvar og fra fattige øverste ledelse holdninger, såsom ikke at ville høre dårlige nyheder.
  • Urealistiske ressource niveauer: Det er bare ikke muligt at gøre et projekt af den nødvendige rækkevidde med sådan en lille mængde af ressourcer - personale, penge eller begge dele.
  • Urealistiske tidsskalaer: Projektet kan bare ikke levere den nødvendige tid, så det er dømt til at mislykkes.
  • Ingen ændring kontrol: Folk tilsætter ting lidt efter lidt - rækkevidde creep. Så det går op for alle, at projektet er vokset så stor, at den ikke kan leveres inden for den fastsatte budget eller inden den fastsatte frist.

Forstå Four projektfaser

Hvert projekt, hvad enten stor eller lille, passerer gennem fire faser af projektledelse. Det er vigtigt, at du får styr på disse fire nøgleområder.

  • Start af Projekt: Denne fase omfatter generering, evaluering og indramning virksomheden behov for projektet og den generelle tilgang til at udføre det, og acceptere at udarbejde en detaljeret projektplan. Udgange fra denne fase kan der ske godkendelse til at gå videre til næste fase, dokumentation af behovet for projektet, og groft skøn af tid og ressourcer til at udføre den, og en foreløbig liste over personer, som kan være interesseret i, involveret i eller berørt af projektet.
  • Organisering og Forberedelse: Denne fase indebærer at udvikle en plan, der specificerer de ønskede resultater: det arbejde at gøre; den tid, de omkostninger og andre ressourcer, der kræves; og en plan for, hvordan man håndterer de vigtigste projektrisici. Udgange fra denne fase omfatter en projektplan dokumenterer de tilsigtede projektresultater og den tid, ressourcer og støtte processer til at skabe dem, sammen med alle de andre kontroller, at projektet behov, såsom for risikostyring.
  • Udfører arbejdet: Denne fase omfatter handlinger det planlagte arbejde, overvågning og styring af ydeevne for at sikre overholdelse af den nuværende plan, og gør den mere detaljerede planlægning på hinanden følgende faser, som projektet fortsætter. Udgange fra denne fase kan omfatte projektets statusrapporter, finansielle rapporter og yderligere detaljerede planer.
  • Lukning af Projekt: Denne fase omfatter vurdering af projektets resultater, opnåelse kundegodkendelser, tildele projektteammedlemmer til nye arbejde, lukning finansielle regnskab og udføre en post-projektevaluering. Udgange fra denne fase kan der endelig, accepteret og godkendt projektresultater og anbefalinger og forslag til anvendelse af erfaringerne fra dette projekt til en tilsvarende indsats i fremtiden.

Gribe rolle Projektleder

At være en effektiv projektleder, er du nødt til at vide, hvad dit job indebærer. Denne liste opsummerer de vigtigste opgaver i projektledelse. Nogle ting på listen indebære høring med andre:

  • Skitsere oprindelige idéer til projektet, med begrundelsen, skitsere omkostninger og tidsplaner.
  • Planlæg projektet, herunder kortlægning af kontrollen, der vil blive indført, at definere, hvad kvalitet projektets behov, og hvordan det skal opnås, analysere risici og planlægning kontrolaktioner.
  • Kontrollere strømmen af ​​arbejde til hold (eller måske bare medarbejdere i et mindre projekt).
  • Motivere og støtte teams og teammedlemmer.
  • Samt med eksterne leverandører.
  • Holde kontakt med projektledere samkøres projekter.
  • Samarbejder med programledelse medarbejdere, hvis projektet er en af ​​en gruppe af projekter, der koordineres i et program.
  • Sørg for, at projektleverancer er udviklet til det rette niveau af kvalitet.
  • Hold styr på fremskridt og justere for at rette eventuelle mindre driver off planen.
  • Hold styr på udgifterne.
  • Gå til andre, såsom styregruppen, hvis tingene går mere markant sporet (for eksempel hele projektet truet).
  • Rapporter fremskridt, som til sponsor eller styregruppen.
  • Hold styr på risici og kontroller, at kontrolaktioner er taget.
  • Behandle eventuelle problemer, der involverer andre efter behov.
  • Beslut dig for ændringer, at få godkendelse fra andre, hvor projektlederen har ikke personlig myndighed til at træffe en beslutning (for eksempel, når ændringer berører meget høje omkostninger).
  • Planlæg på hinanden følgende faser levering i flere detaljer.
  • Luk projektet ned på en ordentlig måde, når det hele er gjort.

Producere en Basic Business Case

Et af de vigtigste dokumenter, der er nødvendige i projektledelse er Business Case. Du kan justere indholdet af Business Case, der passer til projektet og også enhver organisatorisk standard eller metode, du bruger. De grundlæggende indhold, som du har brug for som minimum for alle projekter er:

  • Fordele: Oplysninger om de fordele, men som regel også, når de kommer i drift, da de vil blive målt, købe hvem og hvordan.
  • Baggrund: For eksempel passer med den organisatoriske femårige strategi eller bare for at sige, det er en lille selvstændig projekt for at forbedre ydeevnen i et bestemt område af virksomheden.
  • Pris: Ballpark i starten, men holdes ajour som bedre oplysninger kommer til hånd.
  • * Begrundelse: Er projektet udelukkende fordele drevet, eller har den et element af overholdelse, som der er en retlig forpligtelse til at køre projektet?
  • Tidsplan: Et groft skøn i starten, men opdateret fra bedre information senere.

At vide, hvem du skal inddrage i planlægningen af ​​dit projekt

Vide tidligt på, hvem du har brug for at inddrage i forvaltningen dit projekt giver dig mulighed for at inkludere de rigtige mennesker i dit oprindelige mål indstilling. Det giver også mulighed for at planlægge deres deltagelse på de relevante stadier i projektet. Inddragelse af disse mennesker i tide sikrer, at deres input vil være til rådighed, når det er nødvendigt, og lader dem vide, at du værdsætter og respekterer deres bidrag. Tænk over:

  • Budgetansvarlige: Folk, der holder pengekassen og kan diktere form af projektet, og dem, der måske ikke har budgetkontrollen, men har den organisatoriske placering eller personlige indflydelse til at blokere ting.
  • Udbydere: De give nogen personale ressource, du har brug for. For eksempel har du brug for it-medarbejdere input, som kan være vanskeligt, hvis it-afdelingen er for det meste engageret for de næste to år!
  • Interessenter: Folk, der har en interesse i dit projekts resultater. Du kan få brug for at løse modstridende mål.
  • Tilhængere: Folk, der kan hjælpe dit projekt lykkes.

© 2020 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com