Sådan bruges e-mail effektivt i dit projekt

08/15/2013 by admin

E-mail er en hurtig, bekvem måde at føre en-vejs, skriftlig kommunikation under et projekt. For eksempel kan du bruge e-mail for at bekræfte mundtlige drøftelser og aftaler med projektgruppen medlemmer. I disse tilfælde du ønsker en skriftlig meddelelse til at stå på egne uden interaktiv diskussion eller forklaring. Hvis en modtager har brug for at stille spørgsmål, Hasna skriftlig besked € t dokumenterede oplysninger klart og præcist.

Fordele ved at bruge e-mail i løbet af et projekt

Brug af e-mail har mange ønskelige kvaliteter, når det kommer til projektledelse:

  • Afsenderen og modtageren don € t nødt til at være til stede på tidspunktet for kommunikationen. Du kan skrive en e-mail, når du vil, og modtageren kan læse det på hans bekvemmelighed.
  • Afsenderen og modtageren don € t nødt til at være på samme sted. Du kan sende din besked overalt fra Iowa til Tibet.
  • Din besked er leveret hurtigt. Genudlægning din besked doesnâ € t afhænger af leveringsplaner, arbejdshæfter timer eller vejrforhold.
  • E-mail fungerer som skriftlig dokumentation. Modtageren kan læse din besked flere gange for at præcisere sin mening, og det tjener som en påmindelse om, at du har delt oplysningerne.
  • Du kan gemme e-mail på computer harddiske, Zip-diske, USB-flash-drev, cd'er eller dvd'er i stedet for i papirform. Denne funktion sparer dig plads og penge og gør hentning lettere.

Ulemper ved at bruge e-mail i løbet af et projekt

Brug af e-mail til at dele projektinformation er hurtig og bekvem, men desværre, e-mail har også følgende ulemper:

  • Folk kan ikke læse det.
  • Mediet doesnâ € t give real-time interaktion mellem afsender og modtager.
  • Kommunikation er begrænset til udveksling af ord.
  • Læserne kan ofte fejlfortolker indholdet eller hensigt.

Desuden canâ e-mail € t være den eksklusive kommunikationsmidler til at gøre en af følgende opgaver:

  • Brainstorm at analysere problemer og udvikle nye ideer.
  • Opbygge og opretholde hold Members € tillid og engagement.
  • Del et vigtigt budskab.

Sådan maksimere e-mail i løbet af et projekt

Få mest muligt ud dit projektteam e-mail-kommunikation ved at følge disse tips:

  • Være kortfattet. Brug klare, målbare ord og undgå tekniske jargon og akronymer når det er muligt.
  • Læs din e-mail, før du sender den. Peopleâ € s indtryk af dig, dine ideer, og din holdning er stærkt påvirket af, hvad du siger, og hvordan du siger det. Tag et øjeblik til bevis din e-mail-meddelelse, før du rammer Send. Sørg youâ € ve foretaget nogen stavefejl.
  • Forudse fejlkommunikation. Sæt dig selv i din audienceâ € s sko. Hvordan kunne de misfortolke din besked? Hvilke yderligere oplysninger kan de ønsker at have? Har du været klar over, hvordan du vil have dem til at reagere på din besked? Med andre ord, minimere behovet for ekstra e-mails frem og tilbage for at rejse spørgsmål og afklare point ved at skrive en, godt gennemtænkt e-mail.
  • Sørg mennesker har modtaget den. Hvis det er muligt, program dit system, så du ved automatisk, når din målgruppe har åbnet din e-mail. Ellers spørg modtageren at kontrollere, at HEA € s modtaget meddelelsen via en tilbagevenden e-mail, et telefonopkald eller en hurtig ansigt-til-ansigt samtale.
  • Gem en kopi af vigtige e-mails. Opretholde en fil med vigtige budskaber youâ € ve sendt. Hold edb-regnskab over alle sendte e-mails på en ekstern harddisk, og holde papirudgaver af særligt vigtige e-mails. Kopierne bekræfter, dato og modtagere.

Relaterede Artikler

© 2019 - zajacperrone.com| Contact us: webmaster# zajacperrone.com