Projektleder Skill: Sådan kører produktive Møder

Projekt møder donâ € t nødt til at være smertefulde erfaringer. Hvis du planlægge og styre dem godt, kan projektmøder være effektive former for kommunikation. De kan hjælpe dig med at finde ud af om andre hold Members € baggrunde, erfaringer og stilarter; stimulere brainstorming, problemanalyse, og beslutningstagning; og skabe et forum for at udforske årsagerne til og fortolkninger af en meddelelse.

Sådan at planlægge et projektmøde

At have et godt møde, er du nødt til at gøre nogle præ-møde planlægning. Opbevar disse pejlemærker i tankerne, som du planlægger:

  • Afklare formålet med mødet: Dette trin hjælper dig med at sikre, at du inviterer de rigtige mennesker og tillader deltagerne at forberede sig til mødet.
  • Beslut hvem der skal deltage i og hvorfor: Hvis du har brug for information, beslutte, hvem der har det, og sørg for at de deltager i mødet. Hvis du ønsker at træffe beslutninger på mødet, beslutte, hvem der har de nødvendige beføjelser og som har behov for at være en del af beslutningsprocessen, og sørg for at de deltager.
  • Giv masser af varsel om mødet: Dette trin øger chancerne for, at de mennesker, du ønsker at deltage, vil være i stand til at gøre det.
  • Lad de mennesker, der skal deltage i mødet kender sit formål: Folk er mere tilbøjelige til at deltage i et møde, når de forstår, hvorfor deres deltagelse er vigtig.
  • Udarbejde en skriftlig dagsorden, der omfatter emner og deres tildelte diskussion gange: Dette dokument hjælper folk se, hvorfor deltage i mødet er i deres interesse. Dagsordenen er også din retningslinje for at køre mødet.
  • Cirkuler den skriftlige dagsorden og eventuelle baggrundsmateriale på forhånd: Hvis du gør det giver alle tid til at foreslå ændringer af dagsordenen og at forberede sig til mødet.
  • Hold møder til en time eller mindre: Du kan tvinge folk til at sidde i et rum i timevis, men du canâ € t tvinge dem til at holde deres sind om aktiviteterne og oplysninger ved hånden for så længe. Hvis det er nødvendigt, planlægge flere møder i en time eller mindre for at drøfte komplekse emner eller flere emner.

Hvordan kan man foretage et projektmøde

Hvordan du leder mødet kan gøre eller bryde det. Følgende opgaver er afgørende for gennemførelse af en produktiv møde:

  • Start til tiden, selv om folk er fraværende: Efter folk kan se, at du venter latecomers, vil alle komme for sent!
  • Tildel en tidtager: Denne person minder gruppe, når et emne har overskredet sin tildelte tid til diskussion.
  • Tildel en person til at tage skriftlige referat af der deltog, hvilke elementer du diskuterede, og hvilke beslutninger og opgaver gruppen gjort: Denne procedure gør det muligt for folk at gennemgå og tydeliggøre de oplysninger og tjener som en påmindelse om foranstaltninger, der skal træffes efter mødet.
  • Hold en liste over handlingspunkter, der kræver yderligere efterforskning, og tildele en person til at være ansvarlig for hver post: Dette trin hjælper med at sikre, at når du møder til at drøfte disse spørgsmål igen, har du ret information og mennesker til stede for at løse dem.
  • Hvis du donâ € t have de rigtige oplysninger eller de rigtige personer til at løse et problem, stoppe din diskussion og sætte det på listen over handlingspunkter: At diskutere et problem uden at have de nødvendige oplysninger eller de rette personer til stede er bare spilder everyoneâ € s tid.
  • End til tiden: Dine mødedeltagere kan have andre forpligtelser, der begynder, når dit møde formodes at ende. Ikke slutter til tiden får disse mennesker til at være for sent til deres næste forpligtelser eller til at forlade dit møde før ita € s forbi.

Post-møde opgaver for projektledere

Dit møde kan være over, men dit arbejde ISNA € t gjort. Sørg for at udfylde følgende post-møde opgaver for at få størst udbytte af sessionen:

  • Straks distribuere mødereferater til alle deltagere. Disse minutter tillader folk at bekræfte de oplysninger, drøftet på mødet, da ita € s stadig frisk i deres sind, og få minutter hurtigt minde folk om deres opfølgende opgaver. Prøv at distribuere minutterne inden for 24 timer fra mødet, og bede modtagerne til at lade dig vide, om de har nogle rettelser eller tilføjelser.
  • Overvåg status for alle handlingspunkter, der udføres efter mødet. Da hver handling er i sig selv et mini-projekt, overvågning af fremskridt øger chancerne for, at folk fuldføre det.

© 2021 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com