Har du nogensinde lagt mærke til hvor stresset nogle mennesker får om at organisere et møde? Af en eller anden grund, når mange mennesker høre, at de har ansvaret for et kommende møde, panik kort ensues. Arrangere et møde behøver ikke at være så svært, eller nær så panik inducere som de fleste gør det til at være. Hvis du befinder dig i spidsen for et kommende møde i stedet for panik, bruge disse retningslinjer for at sikre, at du har det møde afholdt den rigtige måde. Som du går gennem de retningslinjer, vil du bemærke, at langt de fleste af dem er virkelig ikke andet end sund fornuft.
- Hvem har brug for at være der? Lav en liste over, hvem alle skal være på dit møde, samt eventuelle assistenter, som de måtte have. Begynde at gøre denne liste et par uger (hvis muligt), før dit møde. Dette vil give dig tid nok til at sikre, at alle, der har brug for at være på mødet vil blive, samt giver dig mulighed for at omlægge mødet, hvis de centrale folk ikke kan være der.
- Hvad vil blive drøftet på mødet? Når du har møder, der normalt skal være en form for en grund til det. Beslut hvad det vigtigste emne for mødet vil være omkring, og hvad hver person vil bidrage til mødet. Enhver, der vil bidrage til mødet, har brug for at vide, hvad de er ansvarlige for så hurtigt som muligt, så de kan forberede sig.
- Hvornår vil mødet blive afholdt? Vælg en dato et par uger ud, og vælg det som din tentative mødetidspunkt. Dette vil give dig tid nok til at komme i kontakt med alle involverede, og lad dem klare deres tidsplaner. I tilfælde af, at de væsentligste folk ikke er i stand til at deltage på det tidspunkt, vil dette også give dig mulighed for at vælge et andet tidspunkt for mødet.
- Hvor vil mødet blive afholdt? Når man ser på, hvor du kommer til at være at have dit møde, træffe beslutning om et sted, der vil være gensidigt acceptabel for alle involverede. Vælg en placering, der vil have den midler, værelse, og atmosfære, som du er på udkig efter i dit møde, og derefter reservere det til dit møde tid.
- Bekræft med alle (og deres assistent). Når du har alle de andre vigtige faktorer udarbejdet, bekræft med alle, at de vil deltage. Må ikke bare bekræfte med de vigtigste mennesker, der deltog i mødet, men også deres assistenter. Dette vil fungere som et sikkerhedsnet redundans, og begrænse muligheden for en fejlkommunikation.