Email Arkivering

Uanset om du er en udøvende, en udøvende assistent, eller blot en gennemsnitlig Joe, email er en del af livet. Med de stadigt stigende mængder af e-mail, vi får hver dag og er afhængige af for at kunne fungere i vores job, bliver det en nødvendighed at have en vis form for et register. Ligesom med alt papir registreringssystem, email arkivering er i høj grad et spørgsmål om personlig smag. Her er et par ideer, som vil være i stand til at hjælpe dig ud med din rodet indbakke.

I e-mailen program:

I din e-mail-program (uanset om det er Microsoft Outlook eller et andet program) skal du starte i afsnittet Archives mapper. Når du har fundet det afsnit, lave en bestemt fil for det element, du ønsker at gemme. Mærk denne fil med afsenderens navn, eller hvis du vil være at få en massiv mængde af e-mails på et bestemt emne, mærke filen med dette emne navn. Når du er færdig med den email, skal du blot gemme den til at arkivfil. Det er ekstremt let at gå igennem filen og finde den. Du kan endda bruge søgeværktøjet til at søge efter bestemte sætninger og så videre.

Med denne metode, selvom du har et par hundrede forskellige e-mails i hver fil, du vil stadig være i stand til at finde noget, du har brug for i bare et spørgsmål om øjeblikke. Et eksempel på dette hierarki, hvis du tilfældigvis til at arbejde i et advokatkontor, kan se sådan ud (går fra de fleste brede, til specifik):

  • Skilsmisse dekreter 2012
  • James, Nathan-Skilsmisse
  • Acme Furnace Fakturaer
  • Termostat
  • James, Nathan

I afsnittet "My Documents":

Du kan opnå det samme i afsnittet "My Documents" på din computer, som du gør i din e-mail-system. Alt du skal virkelig gøre er at gemme de relevante oplysninger, ved hjælp af store filer, og derefter navngive mapperne i dem til nem anerkendelse. Et eksempel på dette, går fra den mest brede til den mest specifikke, ville se sådan ud:

  • 2012-fakturaer
  • Acme Furnace Company
  • Ny Termostat

Eller sådan her:

  • 2012 Skilsmisse dekreter
  • James, Nathan-Circuit Court
  • Skilsmisse lovdekret Nathan v. Jones

Ved at bruge disse metoder vil du være bogstaveligt at bruge din computer og e-mail-systemet som et arkivskab, hvilket gør informationssøgning ekstremt let. Husk dog, at det er lettere at gå igennem din e-mail efter emne, så når du begynder, holde ud, indtil du er færdig. Standsning og kommer tilbage til den senere, vil blot gøre det vanskeligere og forvirrende for dig at finde de oplysninger, du har brug for senere.


© 2019 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com