Project Management Cheat Sheet

Et centralt krav til projektstyring succes er at vide, hvorfor projektet blev skabt i første omgang. Ud over at hjælpe sikre, at de relevante mål og ønskede resultater er indrammet i begyndelsen, denne viden giver energi projektteammedlemmer og brændstoffer deres forpligtelse til at nå disse mål og resultater. Gør følgende for at bestemme dit projekt begrundelse:

  • Identificer dit projekts chauffører og bestemme deres behov og forventninger Project drivere er mennesker, for hvem du udfører projektet.; de har nogle beføjelser til at definere resultaterne af projektet.
  • Kig efter de eksisterende udsagn, der bekræfter dit projekt støtte af organisationens prioriteter. Kontakt din organisations langtrækkende plan, årlige budget, kapital bevillinger plan, og key performance indicators, eller KPI'er, samt noter fra møder, hvor projektet blev foreslået og drøftet . Kontakt Også de mennesker, der deltog i disse møder.
  • Ved kontrol med personer eller skriftlige dokumenter til bekræftelse af dit projekt begrundelse, gøre følgende:

    • Prøv at finde flere kilder til samme oplysning. (De flere uafhængige kilder, du finder, der indeholder de samme oplysninger, jo mere sandsynligt, at oplysningerne er korrekte.)
    • Når det er muligt, få oplysninger fra primære kilder. (En primær kilde indeholder de oprindelige oplysninger, en sekundær kilde er en andens rapport af oplysningerne fra den primære kilde.)
    • Når du kan, bruge skriftlige kilder, fordi de giver en konstant og vedvarende registrering af de oplysninger og de mindsker chancerne for, at oplysningerne vil blive ændret, filtreret eller fejlfortolket (utilsigtet eller med vilje), før du ser det.
    • Når man taler med folk om vigtige oplysninger, sørge for at få mindst én anden person til stede. Hvis du gør det giver mulighed for to forskellige personer til at fortolke, hvad de hørte fra det samme individ.
    • Skriv ned alle oplysninger, du får fra personlige møder.
    • Plan om at mødes med de vigtigste målgrupper mindst to gange. Dit første møde får dem til at begynde at tænke over spørgsmål; Deres andet møde giver dig en chance for at afklare eventuelle uklarheder eller uoverensstemmelser fra den første session.
    • Når det er muligt, bekræfte, hvad du har hørt i personlige møder med skriftlige kilder. Sammenlign folks opfattelser og meninger til skriftlige, faktuelle data (fra primære kilder, hvis det er muligt) og afstemme eventuelle uoverensstemmelser.

Project Management Tips til at udvikle meningsfulde Project Mål

Som projektleder, udvikler præcise og utvetydige mål projektet (eller erklæringer af dit projekts ønskede resultater) øger chancerne for, at du vil med held udføre dem. Følg disse henvisninger for at sikre dit projekt mål er krystalklart:

  • Fokus på resultater snarere end aktiviteter. (For eksempel, "producere en endelig godkendt rapporten" er at foretrække at "læse og revision udkast til betænkning.")
  • Sørg for at dine mål er SMART (S ÆRLIGE, m easurable, en ggressive, r ealistic, og t ime-følsomme).
  • Brug et klart sprog - ingen teknisk jargon eller akronymer.
  • Sørg hver målsætning har mindst én foranstaltning og hver foranstaltning har mindst én Resultatmål. (For eksempel, hvis den narrative opgørelse af dit mål er "at udvikle et nyt produkt," en foranstaltning ville være "target slutdato", og målet for denne foranstaltning ydeevne ville være "15 august 20__.")

Projektleder Skill: Udvikling opnåelige Project fartplaner

Produktion af din projektets resultater til tiden er en væsentlig forudsætning for dens succes. At have den største chance for at gennemføre dit projekt til tiden, er du nødt til at udvikle et projekt, tidsplan, der er opnåeligt, reagerer på din kundes behov, og forstås og understøttes af alle projektets medarbejdere. Gør følgende for at oprette et realistisk og opnåeligt projekt tidsplan:

  • Identificer alle nødvendige aktiviteter.
  • Nedbryde aktiviteter i tilstrækkelig detaljeret. For eksempel, i stedet for at medtage en enkelt aktivitet med navnet "fastsætte krav til nye produkter" i din tidsplan, bryde det ned længere ind "anmeldelse korrespondance", "interview sælgere," "adfærd fokusgrupper," og "udarbejde en rapport til kravene for det nye produkt. "
  • Altid overveje både varighed (antal arbejdsperioder der kræves for at udføre en aktivitet) og indbyrdes afhængighedsforhold (den rækkefølge, aktiviteter udføres) som du udvikler dit projekt tidsplan.
  • Identificer din strategi til at udføre hver aktivitet, før du vurderer dens varighed.
  • Faktor i tilgængeligheden af ​​ressourcer (såsom antallet af timer hver dag i maj, at fremstillingsprocessen ingeniør vil være i stand til at arbejde på dit projekt).
  • Genkende og nedskrive alle forudsætninger vedrørende projektet og dets tidsplan. For eksempel, hvis du endnu ikke ved, hvad dit projekt budget er, nedskrive, at du vil påtage dit budget vil være $ 100,000, indtil du finder ud af noget andet.
  • Identificere og planlægge alle væsentlige projekt tidsplan risici (såsom hvorvidt redesign af virksomhedens finansielle system vil få dit projekt bliver forsinket).
  • Revurderer og revidere, om nødvendigt din oprindelige tidsplan efter din godkendte projekt, og før du begynder at arbejde på det.
  • Inddrag dit projekt drivere (mennesker, for hvem du udfører projektet) og tilhængere (mennesker, som hjælper udføre dit projekt) i udviklingen af tidsplanen.

For projektledere: Hvordan til at fremkalde og fastholde forpligtelse til at løfte projekter

Du kan ikke gøre dit projekt alene; som projektleder, du har brug for dit team medlemmer til at arbejde sammen med held nå projektets endelige mål og mål. Følg disse tips til at bringe entusiasme og engagement i dit projektteam (og for at bevare både hele dit projekt livscyklus):

  • Afklar projekt fordele for organisationen og for de enkelte medarbejdere.
  • Inddrage medarbejdere i planlægningsprocessen.
  • Hjælpe folk se, at projektplanen er muligt.
  • Behandle spørgsmål, bekymringer og spørgsmål hurtigt og åbent.
  • Giv hyppige, meningsfuld feedback til dit team medlemmer.
  • Anerkend folks bidrag.

Effektiv Project Management: Sådan Hold folk ansvarlige

Når folk accepterer et ansvar, de giver dig ret til at holde dem ansvarlige for deres præstationer. Selv hvis du er teknisk ingen direkte myndighed over en person på dit projektteam, som om du har autoritet, medmindre du specifikt er fortalt andet.

Her er nogle effektive måder at holde folk på dit projektteam ansvarlige:

  • Inddrag de mennesker, der har myndighed over dit team medlemmer.
  • Vær specifik med hensyn ønskede resultater, tidsrammer, og ressource budgetter.
  • Få dit team medlemmer engagement.
  • Sæt alle forpligtelser skriftligt.
  • Aftal en plan for overvågning af dit team medlemmer fremskridt og følge den.
  • Fortæl andre om dit projekt om de indgåede forpligtelser.
  • Opret en følelse af uopsættelighed og betydning om projektet.
  • Udtryk påskønnelse af den indsats lagt i og de opnåede resultater.

Hvordan man undgår fælles Projektledelse Faldgruber

Presset for at skulle gennemføre et projekt med lidt tid og få ressourcer ofte får folk til at skære hjørner og ignorere visse spørgsmål, der væsentligt kan påvirke et projekts chancer for succes. Undgå følgende almindelige faldgruber og i stedet behandle spørgsmålene tidligt i projektet at hjælpe med at reducere de mulige negative virkninger:

  • Framing vage projektmål: Projektmålene er resultaterne, der skal opfyldes, hvis projektet skal blive en succes. Jo mere specifik mål, jo lettere vil det være for dig at vurdere tid og ressourcer, der kræves for at nå dem, og jo lettere vil det være for dig og dit publikum til at bekræfte de er blevet opfyldt.

    Vær sikker på at inkludere foranstaltninger (de egenskaber ved en objektiv, du bruger til at beslutte, om det er opnået) og specifikationer (værdierne af de foranstaltninger, som du mener bekræfte, at du har nået dit mål).
  • Med udsigt vigtige målgrupper: Sørg for at bestemme din projektets drivere (de mennesker, der definerer, hvad dit projekt skal opnå at blive en succes) og dets tilhængere (de mennesker, der gør det muligt for dig at opnå den ønskede projektets mål). Vigtige bilister, der ofte bliver overset er de ultimative slutbrugere af dit projekts produkter.
  • Undlade at dokumentere forudsætninger: Folk næsten altid gøre antagelser om deres projekter; dog ofte undlader de at skrive dem ned, fordi de figur alle andre gør det samme.

    Dokumentere dine antagelser gør det muligt at bekræfte, at alle mennesker er opererer under de samme forudsætninger og minder dig regelmæssigt at kontrollere, om projektets forudsætninger er blevet bekræftet og / eller nye er foretaget.
  • "Sikkerhedskopiering i" at projektplaner: Opbakning i et projekt tidsplan indebærer at forsøge at bestemme tid og ressourcer, du føler ville gøre det muligt for dig at opnå projektets succes uden at se på spørgsmålet om, hvor sandsynligt det er, at du vil være i stand til at få de nødvendige mængder af tid og ressourcer.

    I stedet for at bakke ind, overveje tid og ressourcer, som du realistisk føler du ville være i stand til at sikre og at udforske forskellige måder at bruge dem til at øge dine chancer for at blive i stand til at fuldføre dit projekt.
  • Ikke får vigtige tilsagn skriftligt: ​​Ikke sætte tilsagn skriftligt øger chancerne for, at hvad folk har til formål at begå var anderledes fra, hvad du troede, de begik. Ud over at øge nøjagtigheden af ​​kommunikation, skrive ned forpligtelser hjælper dem, der gjorde dem til at huske dem, og tilskynder folk til at ændre de skriftlige erklæringer, når det er nødvendigt.
  • Undlade at holde planen up-to-date: Hvis et projekt køres korrekt, bør du og dine teammedlemmer ofte konsultere den nyeste version af projektplanen for at bekræfte, hvad hver enkelt medarbejder Hast at gøre for at give de ønskede resultater.

    Ikke holde planen up-to-date betyder, at du ikke har nogen henvisning forklarer hvad folk skal gøre med succes udføre den krævede projektarbejde. Det tyder også på, at fastholdelsen af ​​den seneste udgave af projektplanen er egentlig ikke så vigtigt, en tro på, at reducerer chancerne for projektets succes.
  • Ikke at have en formel change control: Ikke at følge en formel proces til vurdering af effekten af projektændringer øger sandsynligheden for, at vigtige konsekvenser af de ønskede ændringer, vil blive overset, når vurderingen af de potentielle virkninger af disse ændringer. Desuden, det gør det mere sandsynligt, at nogle af de mennesker, der vil blive berørt af ændringerne, kan ikke modtage rettidige og præcise oplysninger om, hvad disse virkninger kan være.
  • Ikke kommunikere effektivt: Problematiske kommunikation øger chancerne for, at folk vil arbejde med forskellige oplysninger, når du udfører projektopgaver samt nedgang holdet moral og vilje til projektets samlede succes.

© 2019 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com