Hurtigt Formatering af flere dokumenter

Hvis du rutinemæssigt modtage dokumenter fra forskellige mennesker, kan du spekulerer om der er en måde at formatere dokumenter, så de alle ser det samme. Det kan være frustrerende at arbejde med dokumenter, hvor alle har en anden idé om, hvad der ser "god" på en udskrevet side.

Den prøvede og sande metode til standardisering af formatering af oplysninger i et dokument er simpelthen at bruge stilarter. Hvis du definerer et sæt af stilarter, der dækker alle dine formatering behov, kan du derefter gemme dem i en skabelon, der let kan anvendes på en lang række dokumenter. Du kan derefter vedhæfte skabelonen til et dokument ved at følge disse trin:

  1. Vælg Skabeloner og tilføjelsesprogrammer mulighed fra menuen Funktioner. Word viser Skabeloner og tilføjelsesprogrammer dialogboksen. (Se figur 1.)

    Hurtigt Formatering af flere dokumenter

    Figur 1. Skabeloner og tilføjelsesprogrammer dialogboksen.

  2. Brug af knappen Vedhæft, finde og vælge den skabelon, du ønsker knyttet til det aktuelle dokument.
  3. Sørg for, at automatisk opdatering Dokumentdesign er markeret.
  4. Klik på OK.

Disse få enkle trin anvender formatering i skabelonen til det åbne dokument. Hvad betyder dette? Det betyder, at forekomsten af ​​noget formateret med typografier i det aktuelle dokument vil blive opdateret til at afspejle stilarter med de samme navne i skabelonen. For eksempel, hvis der er et organ Tekstformatet både dokumentet og skabelonen vil stil definitionerne i skabelonen tilsidesætte de i dokumentet, hvorved standardisere udseendet af dokumentet.

Der er et par store forbehold til dette, selvfølgelig. Hvis dokumentet ikke udnytter stilarter, eller hvis tegnet formatering i dokumentet er blevet eksplicit tilsidesættes (med andre ord, at brugeren valgte tekst og bruges dialogboksen Skrifttype eller værktøjslinjer til at formatere tekst), og derefter fastgøre skabelonen til dokumentet ikke har nogen mærkbar effekt på teksten. Du vil stadig nødt til at gå gennem dokumentet og manuelt anvende de stilarter fra den nyligt vedlagte skabelon.

Den anden ting, der ikke er opdateret, når du lægger en ny skabelon er oplysningerne i dialogboksen Sideopsætning. Således er ting som papirformat, margener, sidehoved og sidefod steder, og orientering ikke påvirket. Disse skal enten opdateres manuelt på et dokument-for-dokument basis, eller gjort som en helhed ved hjælp af en makro. Rammerne for sådan en makro er som følger:

Sub MassFormatFiles
Dim JName As String

Dialoger (wdDialogFileOpen) .Show
Application.ScreenUpdating = False
JName = Dir ("*. Doc")
Mens (JName> "")
Application.Documents.Open FileName: = JName

"Do formatering her

ActiveDocument.Close SaveChanges: = wdSaveChanges
JName = Dir ()
Wend
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Husk det er kun en ramme. Hvis du vil bruge makroen, skal du udskifte "Do formatering her" kommentar med de faktiske kommandoer, der gør det formatering, du vil gøre for at hver fil. Du kan kopiere disse kommandoer fra en makro, hvor du registreres formatering trin, hvis det ønskes.

Når du kører makroen, vil du se en regelmæssig dialogboksen Åbn. Alt du skal gøre er at vise den mappe, hvis filer du vil behandle, og klik derefter på Åbn. Hver fil åbnes igen formateret (med dine medfølgende formateringskommandoer) og derefter gemt igen.

Du bør forstå, at hver gang du forsøger at gøre noget "masse formatering" på tværs af dokumenter, du risikerer at rode de dokumenter op på en eller anden uforudset måde. Hvorfor? Fordi der kan være nogle relativt lille, men vigtig forskel i mellem dokumenter, der bliver lidt klodset rodet op ved tilsidesættes ved anvendelse af fælles formater. Ingen mængde af automatisk formatering vil kompensere for manuelt at kigge gennem hver side af et dokument for at sikre, at alt ser ud som det skal.

WordTips er din kilde til omkostningseffektiv Microsoft Word træning. (Microsoft Word er det mest populære tekstbehandlingsprogram i verden.) Dette tip (1516) gælder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003.


© 2019 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com