Alphabetizing efter efternavn

Det er ikke usædvanligt at have en liste over navne i et dokument, og derefter nødt til at sortere disse navne. Det format, som de er opført, kan dog være generende,. For eksempel, hvis navnene er i orden første de sidste, så det kan være mere udfordrende at sortere dem, end hvis de er i en LAST, første ordre. Der er flere måder, du kan udføre opgaven, dog. En måde er ved hjælp af tabeller. Alt du skal gøre er at følge disse generelle trin:

  1. Konvertere teksten til en tabel, ved hjælp af mellemrummet mellem den første og sidste navne som separator mellem kolonner.
  2. Sortere navnene baseret på den anden kolonne, som indeholder efternavn.
  3. Konverter bordet tilbage til tekst.

Denne proces kan lyde svært, men det kan gå meget hurtigt og gør det nemt at se, hvad Word gør under sorteringen.

En anden tilgang, der ikke kræver rode rundt med borde er simpelthen sortere teksten ved ordene. Det kan du gøre ved at følge disse trin:

  1. Sørg for, at navnene i dit dokument er arrangeret, så der er kun én person pr stk.
  2. Vælg alle afsnittene, der indeholder navne.
  3. Vælg Sortering indstilling i menuen Tabel. Word viser Sorter dialogboksen tekstfeltet. (Se figur 1.)

    Alphabetizing efter efternavn

    Figur 1. Sorter dialogboksen Tekstboks.

  4. Klik på Indstillinger. Word viser Sorter dialogboksen Indstillinger. (Se figur 2.)

    Alphabetizing efter efternavn

    Figur 2. Sorter dialogboksen Indstillinger.

  5. Vælg den anden mulighed.
  6. Slet hvad der er i boksen til højre for Andre, at erstatte den med et enkelt mellemrum. (Du fortæller Word, som du overveje rum som skillelinjen mellem sorteringsfelter.)
  7. Klik på OK for at lukke Sorter dialogboksen.
  8. Brug Sorter efter rullelister til at angive det ord, som du vil sortere. For eksempel, hvis du ønsker at sortere efter efternavn (ordet efter den første rum), bør du vælge Word 2 i Sort By rullelisten.
  9. Klik på OK for at sortere dine navne.

Du bør bemærke, at denne fremgangsmåde fungerer kun korrekt, afhængigt af opførelsen af ​​navnene på din liste. Hvis der kun er et første og sidste navn for hver person, så sorteringen fungerer fint. Det vil også fungere fint, hvis der er en første, midterste og sidste navn for hver person, den eneste forskel er, at du ville vælge Word 3 i trin 8. Problemer krybe i, men hvis der er to navne for nogle mennesker og tre for andre. I de tilfælde, vil endda Konverter til-bord-strategien først nævnte ikke korrekt. I så fald skal du gøre noget for at sikre, at Word behandler første og mellemnavne, som om de er et enkelt ord; for eksempel, ved at adskille dem med en ikke-breaking space.

WordTips er din kilde til omkostningseffektiv Microsoft Word træning. (Microsoft Word er det mest populære tekstbehandlingsprogram i verden.) Dette tip (1563) gælder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finde en version af dette tip til menufaner Word (Word 2007 og nyere) her: alphabetizing efter efternavn.


© 2020 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com