Forberedelse af data med import i Access

Hvis du er en database programmør kan du nogle gange få Excel-filer, som du skal "rydde op" for at sætte i Access. To almindelige problemer skyldes Social Security Numbers og postnumre. Disse er bedst gemt som tekst i databasen, og ikke som tal, da de ofte er i Excel. (I Excel tallene kan vises korrekt på grund af formatering celle, og ikke fordi de er gemt som tekst.)

Selv når området er formateret som tekst i Excel, komplet med førende nuller, Access oftere end ikke konverterer disse værdier til tal. Men hvis antallet Forud med en apostrof, som for en etiket, Access korrekt importere det som teksten uden førende apostrof.

For at forberede Social Security Numbers til import i Access en hurtig lille makro kan komme i handy-en, der sørger for, at nuller er til stede, og at apostrof er på plads for cellen. Hvis du vil bruge makroen, skal du blot vælge den vifte af Social Security-numre og derefter køre makroen:

Sub SSN2Text ()
Dim C som Range
Application.ScreenUpdating = False
"Formater markerede celler som tekst
Selection.NumberFormat = "@"
For hver ci Selection
Hvis venstre (c, 1) = "" "Så
»Fratage apostrof eventuelle
c = Mid (c, 2, 99)
Andet
c = "" "& Right (" 000000000 "& c, 9)
End hvis
Næste c
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Løsningen for de postnumre er af samme art. Makroen at behandle postnumre skridt gennem hver celle i markeringen, formaterer den som tekst, tilføjer en førende apostrof, og stik i alle førende nuller. Forskellen er, at makroen også skal redegøre for tilfælde, hvor der er enten femcifret eller ni-cifrede postnumre.

Sub ZIP2Text ()
Dim C som Range
Application.ScreenUpdating = False
"Formater markerede celler som tekst
Selection.NumberFormat = "@"
For hver ci Selection
Hvis venstre (c, 1) = "" "Så
»Fratage apostrof eventuelle
c = Mid (c, 2, 99)
End hvis
Hvis Len (c) <= 5 Så
c = "" "& Right (" 00000 "& C, 5)
Andet
c = "" "& Right (" 00000 "& c, 10)
End hvis
Næste c
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

ExcelTips er din kilde til omkostningseffektiv Microsoft Excel træning. Dette tip (2400) gælder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finde en version af dette tip til båndet grænseflade Excel (Excel 2007 og nyere) her: Forberedelse af data med import i Access.


© 2021 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com