Hvad er de bedste Tips til Business Records Retention?

Virksomheder store og små er ofte konfronteret med den udfordring at opretholde et organiseret forretningspapirer retention system. Generelt er forretningsdokumenter holdes til de fastsatte lokale eller regionale tidsbegrænsninger. Kendskab til kravene for, hvad de skal holde og hvor længe anses afgørende for at have en tilstrækkelig journalsystem.

Størrelsen af ​​virksomheden normalt bestemmer dybden af ​​et forretningspapirer retention system. Nogle af de forretningsdokumenter, der holdes omfatte skatte- Filspåner og personale filer. Finansielle poster generelt vedligeholdes af en virksomhed er driftsudgifter, køb af kapitalgoder, salgsindtægter og fast ejendom.

En virksomhed skal kontrollere de forretningspapirer opbevaring krav, der gælder i det land, der regulerer business € s industri. Krav i USA for skatterelaterede forretningspapirer fastholdelse er, at forretningsdokumenter opbevares i mindst tre år. Nogle krav indtægter kan nødvendiggøre holde regnskaber, selv efter den anbefalede tid er udløbet.

Personaleudgifter optegnelser er normalt opbevares i mindst fire år. Disse og andre optegnelser opbevares på et sikkert sted, især dem, der indeholder private oplysninger om tidligere og nuværende medarbejdere. Komplette registreringer af, hvor lønskatter blev indgivet og betalt typisk opretholdes.

I de fleste tilfælde er regnskaber opbevares i mindst syv år. Udtalelser fra finansielle institutioner, styklister og årlige resultatopgørelser er nogle af de typer af dokumenter, der kan medtages. Holde gode regnskaber kunne minimere en business € eksponering for juridiske spørgsmål.

Virksomhederne kan også opleve, at have en rensning af systemet for at komme af gamle eller irrelevante forretningsdokumenter er gavnligt. En politik for en virksomhed optegnelser retentionssystem kan bidrage til at strømline processen og sikre, at alle medarbejdere følger samme praksis. Dette er normalt en løbende del af processen for at opretholde passende forretningsdokumenter.

Det er normalt en god idé at have tilstrækkelig lagerplads hvis forretningsdokumenter opbevares på stedet. Det er også en generel praksis at holde en elektronisk fil af forretningspapirer. På den måde, relevante dokumenter er stadig tilgængelig og virksomheden kan undgå en lukning i tilfælde af brand eller anden ulykke ødelægger papir forretningsdokumenter.

De fleste virksomheder kan vælge at bruge en optegnelser opbevaring administrationsselskab. Dette har potentiale til at frigøre organizationâ € s tid til at fokusere på forretningsmæssige problemstillinger, snarere end forvaltning af forretningsdokumenter tilbageholdelse. Eventuelle bekymringer med at outsource forretningspapirer retentionssystem kan blive reduceret. Et velrenommeret selskab vil generelt redegøre for sine sikkerhedsfunktioner og praksis for at opretholde forretningsdokumenter.

  • Records retention krav adskiller sig ved type virksomhed involveret.
  • Finansielle poster er normalt opbevares i syv år.

© 2021 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com