Ti Tips til Løb en effektiv møde

I dagens erhvervsliv, er det ikke kun, hvad du gør, men hvordan du gør det, der er vigtigt. Så at være i stand til at kunne køre et møde er lige så vigtigt som hvad du dække det. Her er nogle tips til at forberede og lette et møde, der får tingene gjort.

Beslut dig for den bedste måde at holde møde

De fleste mennesker kan ikke lide at gå til møder; de forstyrrer arbejde flow og er generelt ubelejligt. Når du planlægger et møde, så spørg dig selv, hvis et ansigt-til-ansigt indsamling af mennesker virkelig er nødvendigt. Kan du opnå dit mål på en konference?

Et møde, der har bindemidler eller andre almisser eller er planlagt til at vare mere end en time bør ske ansigt til ansigt. Møde at uddelegere kendte opgaver mellem ligemænd eller diskutere opfølgning foranstaltninger, der kræves i et igangværende projekt kan og bør gøres elektronisk. Alle vil takke dig for at respektere deres tid, om de siger det eller ej.

Bruge dobbelt så lang tid at planlægge mødet, som du forventer det at vare

Vær forberedt. Den gamle spejder motto vil aldrig ophøre med at være relevant! En god tommelfingerregel er at give det dobbelte af den forventede møde varighed for forberedelsestid. Du må ikke brug for det hele, men hvis du har blokeret ud tid i din tidsplan, vil du være i stand til at tage sig af detaljerne fra mødet planlægning uden at stresse ud eller tage den med hjem.

At være dårligt forberedt på en simpel møde er ikke kun pinligt, men også vil ikke få dig i betragtning til en mere ansvarsfuld stilling i din virksomhed.

Hold dig til en dagsorden med en tidslinje

Opret en dagsorden, der viser alle de relevante spørgsmål, der vil blive dækket, og den tid tilladt for hver. Har et ur eller ur i din synsvidde, og flyt møde frem, når tiden for hvert emne er forbrugt.

Nogle mennesker elsker at høre sig selv tale; andre er lidenskabelig omkring et emne nær og kær deres hjerter. Ærgerligt. Skær dem ud og fortsætte. Husk at du altid kan komme tilbage til et emne, efter at alt andet er blevet dækket.

Må ikke overforbrug teknologi

Bindemidler fuld af støtte farvegrafik og data eller en veldesignet PowerPoint-præsentation kan blænde et publikum, og de har hver deres plads i erhvervslivet. Men bringe tech i et møde koster tid og penge, og dine chefer vil ikke sætte pris på enten går til spilde. Før du sørge for dyre print eller sætte en stor indsats i andre audio / visuelle hjælpemidler, være sikker på, at det vil øge værdien af ​​mødet.

Plan pauser

Til møder længere end 2 timer, skal din dagsorden have bio-pauser bygget i. Gør dem realistiske. Er toilettet ved siden af ​​mødelokalet eller på tværs af bygningen? Faktor i nok tid til dine deltagere til at kunne være komfortable. Overvej, om jeres deltagere har brug for tid til at tjekke e-mail eller returnere opkald i pausen tid.

Har flaskevand enten på bordet eller på en skænk. Hvis mødet er planlagt til mere end 2 timer, har snacks ligesom jordnødder af cookies tilgængelige.

Arranger mødelokalet til din fordel

Som facilitator eller stol på dit møde, skal alle øjne være på dig. Arranger siddepladser, så alle deltagerne mod dig, og uanset whiteboards eller skærme, du vil bruge. Hvis du vil skrive på et whiteboard eller ved hjælp af en projektor, kan en podium gøre det lettere for dig at bevæge sig foran gruppen og samtidig holde din noter organiseret og handy.

Inviter kun de nødvendige folk

Må ikke invitere flere personer, end du har brug for at opnå det formål, men glem ikke væsentlige spillere enten. Kig på mødet formål og skrive hvem beslutningstagerne er, og få dem der. Holde listen kort. Tjek din liste over potentielle deltagere med din chef eller mentor, hvis du er i tvivl om dine valg.

Forbered åbning og afsluttende bemærkninger

Åbn dit møde med et par bemærkninger, der indrammer formålet med mødet. Gør øjenkontakt med så mange deltagere som muligt, mens du taler, og holde det venlige. Hvis du er god med humor, bruge det. Luk mødet med et resumé af arrangementer og takker de fremmødte for deres tid og indsats.

Sørg for, at alle deltagere bliver hørt

Hvert møde har både udgående mennesker, der er villige til at bidrage uden at blive tilskyndet og indadvendte typer, der ikke kime i mindre opfordret til at gøre det, eller indtil de har haft en chance for at absorbere og undersøge de oplysninger.

Dit job som møde facilitator er at sikre, at ingen enkelt person dominerer samtalen, og at de rolige medlemmer får opfordres til at bidrage. Simpelthen at sige: "Jeg vil gerne høre fra Sam (den stille person) om emnet ved hånden," kan udrette begge formål.

Tag minutter og distribuere dem til deltagere

Dit møde har et formål, og hvad der gøres for at nå dette mål skal registreres. Hold noter af beslutninger og hvem der skal gøre hvad. Liste bekymringer og komplimenter som tilbydes af gruppen. Rekapitulere resultaterne af mødet før adjourning.

Efter mødet, skrive en rapport over dine noter og formidle dem til deltagerne hurtigst muligt. Sørg for at give kredit, hvor kredit skyldes og opbevare en kopi af referatet sammen med en kopi af dagsordenen i dine filer.


© 2020 Zajacperrone.com | Contact us: webmaster# zajacperrone.com