Sprucing dine meddelelser med Lotus Notes 6

07/16/2015 by admin

Inden afsendelsen af ​​en e-mail-meddelelse i Lotus Notes 6, kan du definere Leveringsindstillinger, Sikkerhedsindstillinger og Mood Frimærker. Brug disse Noter stikord til at lade din modtager ved, hvor varmt dit budskab er, eller hvad dit humør er; eller at anmode levering bekræftelse, sæt leveringstid, og mere.

Når du er færdig med at komponere kroppen af ​​din besked, skal du klikke på knappen Leveringsindstillinger deroppe i aktion bar, som fører uundgåeligt til Delivery Options dialogboksen som vist i figur 1. I denne dialogboks har du flere muligheder for levering og sikkerhed og sjov.

(Du kan måske se på dine rejser og i den dialogboks, der er en fane Avanceret - den gode nyhed er, at du sandsynligvis ikke vil have at rode med det.)

Sprucing dine meddelelser med Lotus Notes 6

Figur 1: Sæt leveringsmuligheder her.

Indstilling af en besked Betydningen niveau

I afsnit Delivery Options, kan du markere din besked betydning niveau: Lav, Normal eller Høj. Du kan indstille Noter til flag meddelelser, som du markerer som stor betydning; disse meddelelser vises med ikonet en rød kuvert i modtagerens indbakke. Brug denne funktion til at advare din modtager til en særlig vigtig, påtrængende, eller på anden måde tidskritiske budskab.

Tilføjelse af en Mood stempel til en meddelelse

Brug af Mood Stamp listen er en måde at komme i kontakt med din (elektronisk) indre barn. En stemning Stamp er bare et billede, der dukker op i toppen af kroppen af din besked, så din læser ved, hvordan du følte, da du sendte beskeden. Mood-stemplet meddelelser er også markeret som sådanne i modtagerens indbakke.

Du har flere humør frimærker at vælge imellem, herunder private, Flame, og Joke. For sjov, prøv hver at se, hvordan de ser ud. Udvælgelsen Joke er nyttigt, hvis du vil sende en besked, der er bare en lille sarkastisk, og du skal sørge for, at din læser indser, at ja, du var bare for sjov!

For at vælge et stempel, skal du klikke på pil ned ved siden af ​​Mood Stamp rullelisten. Rul gennem listen for at gøre dit valg. Sådan får du vist en Mood Stamp, skal du klikke på dens navn i rullelisten, og dets symbol vises under listen. Klik på knappen OK, og stemningen Stamp vises i din nye meddelelse. Hvis du ikke vil have nogen Mood stempel i din udgående besked, bare lade standardindstillingen Normal sæt.

Anmodning om besked Delivery Report

Gør valg fra leveringsrapporten valgliste at angive, hvornår og om du vil få besked om leveringsstatus for dine beskeder. Dine fire valgmuligheder med hensyn en leveringsrapport er kun på manglende, Bekræft Levering, Trace Hele Path, og Ingen.

  • Kun på Fejl: Intet nyt er godt nyt. Med andre ord, Notes informerer dig kun i tilfælde af, at dit budskab ikke kan leveres af en eller anden grund.
  • Bekræft Levering: Dette er valget for dig, hvis du er lidt mindre af en optimist. I dette tilfælde Notes fortæller dig præcis hvornår og hvor din meddelelse er leveret.
  • Trace hele stien: Dette valg fortæller dig, hvor (og på hvilke tidspunkter) din besked stoppet på vej til modtageren. (Måske lyder interessant, men du sandsynligvis ikke rigtig pleje.)
  • Ingen: Vælg dette, og du kaster forsigtighed til vinden, ikke omsorgsfulde at vide, om dit budskab bliver leveret eller ej. (Dette er standardindstillingen, forresten.)

Hvis du vælger en anden end Ingen Delivery Report mulighed, modtager du en bekræftelse af levering af rapport (kun en e-mail fra dit netværk til dig) tilbage så snart den besked, du har sendt ankommer. Når der vil være helt afhængig af netværket. Hvis modtageren er langt væk - på en anden virksomhed, for eksempel - det kan tage et par timer eller endda en hel dag på, at meddelelsen bliver leveret.

Indstilling af Delivery Prioritering en besked

Et andet valg i dialogboksen Leveringsindstillinger box - Delivery Prioritet - angiver, hvor hurtigt du vil have Notes at levere din besked:

  • Low: Vælg denne for at sende meddelelsen sent på aftenen når netværket er ikke så travlt.
  • Normal: Vælg denne for at sende beskeden hurtigst muligt på grundlag af de mail leveringsplaner, som administratoren har udformet. (Dette er standardindstillingen.)
  • Høj: Valg af denne sender dit budskab lige nu - træde til side, der kommer igennem!

Hvis du herunder en enorm vedhæftet fil i en besked, skal du overveje at markere den som lav prioritet. Meddelelsen vil ikke blive leveret indtil du er hjemme sov, men det kan koste din virksomhed færre penge til at sende det sent om aftenen. Måske er dette en måde at tjene, at Employee of the Month award!

Underskrivelse af en besked

Du tilmelder beskeder af samme grund, at du underskriver kontrol eller officielle dokumenter: at vise, at de er virkelig fra dig. Du behøver ikke at underskrive en Mød-Mig-til-kaffe memo, men når du sender en meddelelse med afgørende eller følsomme oplysninger, kan du Notes 6 for at bevise, at budskabet virkelig kom fra dig.

Nu, selvfølgelig kan du ikke ridse din underskrift på skærmen i bunden af ​​et notat. (Tja, faktisk, du kan, men din chef ville ikke være sandsynligt, at værdsætte det.) Du tilmelder en besked ved at vælge Sign afkrydsningsfeltet under afsnittet Sikkerhedsindstillinger af Leverancen dialogboksen.

Signaturen, du bruger i Notes 6 er endnu vanskeligere at forfalske end din egen John Hancock, fordi det er en speciel numerisk computerkode føjes til beskeden, når du sender den, og kontrolleret af modtagerens computer, når meddelelsen åbnes. Notatet har ikke en egentlig signatur på det, men denne type meddelelse vises nederst på skærmen:

Underskrevet af Alan Dunkel / Primus på 07-1-02 08:30:46 ifølge Primus.

Kryptering en besked

Sikker nok er verden gennemsøgning med pilfingre, skurke og spioner. Hvis du bruger et modem, du sender dine meddelelser over telefonlinjer, hvor en person op til noget godt kunne være i stand til en eller anden måde opfange og læse dem. (Det er virkelig, virkelig usandsynligt, at det vil ske, men hey, du ved aldrig.) Dette er ikke en big deal for dine afslappet beskeder, men hvis du sender en meddelelse, der indeholder oplysninger såsom fortrolige virksomhedsoplysninger, medarbejder bedømmelsesrapporter, eller bare virkelig, virkelig god sladder, som du ikke ønsker, at andre skal læse, kan du kryptere den.

Når du bruger Notes kryptering sikkerhedsindstilling, du er 100 procent sikker på, at kun den tilsigtede modtager vil være i stand til at læse den.

Hvis du vil kryptere en besked, skal du vælge afkrydsningsfeltet Krypter fra sektionen Sikkerhedsindstillinger af Leverancen dialogboksen. Klik på OK for at lukke dialogboksen, når du er færdig.

Når du sender en krypteret meddelelse, går noterer sig scrambling for dig - bag kulisserne. Når modtagerne åbne beskeden de ser indholdet, ligesom du skrev det. Med andre ord, er læseren af ​​en krypteret meddelelse ikke at gøre noget særligt for at dekryptere en krypteret meddelelse. Kun de tilsigtede modtagere med de rigtige bruger-id'er kan læse den krypterede del af meddelelsen. Den eneste, der vil se den faktiske rodet-up version er den fattige spion, der opfanger budskabet i transit.

Hvis du sender e-mail til en person, der bruger en anden e-mail-program, eller hvis du sender dit budskab via internettet, tjek først med din virksomheds Notes administrator for at se, om du vil være i stand til at kryptere den .

Anmodning om Return Kvittering for en besked

Hvis du bruger dialogboksen Leveringsindstillinger boksen for at anmode om en returkvittering for en besked, dit netværk automatisk giver dig besked, når din modtageren læser din besked. Dette er forskelligt fra at anmode om en bekræftelse af levering af rapport, som kun fortæller dig, når meddelelsen kom i modtagerens mail-database. Du vil typisk bede om en kvittering rapport (bare aktivere Returkvittering afkrydsningsfeltet) for at forhindre, at "Jeg har aldrig set din besked" undskyldning og anmode om en bekræftelse af levering af rapport for at eliminere "Jeg fik aldrig din besked, netværket skal have mistet det" undskyldning.

Hvis du sender en besked til en person, der ikke bruger Notes, eller hvis dit budskab går via internettet, kan du ikke være i stand til at få kvittering rapporter fra dem.

Forebyggelse kopiering af en meddelelse

En anden Notes sikkerhedsindstilling til din rådighed, er at forhindre kopiering. Når du vælger Kopiering afkrydsningsfeltet Undgå, kan du være sikker på, at den person, der modtager din meddelelse ikke vil være i stand til at videresende den til andre. Faktisk vil de ikke engang være i stand til at kopiere (Edit -> Copy) din huskeseddel til Udklipsholder, hvis de er opsat på lidt ulovlig indsætte (Edit -> Paste). Valg af forhindre kopiering indstilling sikrer, at hvad du sender til én person ikke bliver spammet hele din virksomhed.

Når du er færdig med at vælge leveringsmuligheder, skal du klikke på OK for at komme tilbage til dit dokument. I de fleste tilfælde når du har foretaget op dit sind vis-à-vis disse muligheder, du derefter klikke på Send og File knap.

Hvis dit hoved er spinding fra alle disse leveringsmuligheder, lad det ikke få dig ned. Du skal bruge dem kun under særlige omstændigheder. Faktisk for de fleste meddelelser, vil du blæse lige ved leveringsmuligheder uden at åbne Levering dialogboksen og uden en anden tanke. Sikke en lettelse!

Hvis du opdager, at du altid er på besøg levering dialogboksen til at signere og kryptere dine meddelelser, kan du vælge de gemme disse Sikkerhedsindstillinger som standard afkrydsningsfeltet. På den måde, nye beskeder, som du opretter, vil have de samme sikkerhedsindstillinger. Selvfølgelig kan du altid ændre mening ved at vende tilbage til dialogboksen Leveringsindstillinger boksen for at ændre en standardindstilling eller ændre dine sikkerhedsindstillinger standard.


Relaterede Artikler

© 2018 - zajacperrone.com| Contact us: webmaster# zajacperrone.com